Algemene voorwaarden

1. Toepassingsgebied

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle initiatieven georganiseerd door Koning Kevin vzw, waaronder vakanties, cursussen, vormingen en andere activiteiten voor kinderen en jongeren. Zij maken integraal deel uit van de overeenkomst tussen Koning Kevin vzw en de inschrijver. De inschrijver bevestigt kennis te hebben genomen van deze voorwaarden, die hij/zij aanvaardt, en zonder dewelke de overeenkomst niet tot stand kan komen.

Deze algemene voorwaarden werden voor het laatst gewijzigd op 11/12/2025.

Koning Kevin vzw voldoet aan de wettelijke bepalingen vastgelegd door de pakketreiswetgeving (richtlijn 2015/2032/EU van 25 november 2015 – omzetting in Belgische wet van 21 november 2017 betreffende de verkoop van pakketreizen, gekoppelde reisarrangementen en reisdiensten).

2. Definities

• Koning Kevin / organisator: Koning Kevin vzw, met maatschappelijke zetel zoals vermeld in het rechtspersonenregister.
• Initiatief: elke vakantie, cursus, vorming of activiteit georganiseerd door Koning Kevin vzw waar deelnemers individueel voor inschrijven.
• Inschrijver: de meerderjarige natuurlijke persoon die de inschrijving uitvoert en verantwoordelijk is voor de overeenkomst, communicatie en betaling.
• Deelnemer: de persoon die deelneemt aan het initiatief.

3. Inschrijvingsprocedure

3.1 Verplicht gebruik van het online inschrijvingssysteem

Elke inschrijving, boeking of reservatie voor een initiatief van Koning Kevin moet uitsluitend gebeuren via het online inschrijvingssysteem op de website van Koning Kevin.
Andere vormen van inschrijving, boeking of reservatie (zoals e-mail, telefoon, mondelinge afspraken of papieren formulieren) worden niet aanvaard en hebben geen enkele rechtsgeldigheid.

3.2 Aanmaken van een persoonlijk dashboard

Vooraleer een inschrijving kan plaatsvinden, is de inschrijver verplicht een persoonlijk dashboard aan te maken via de website.
Dit dashboard is een individueel online account dat alle noodzakelijke gegevens bevat om de inschrijver en de deelnemer(s) correct te identificeren. Via het dashboard kan de inschrijver:

• zijn persoonlijke gegevens beheren,
• deelnemersinformatie registreren,
• een overzicht bekijken van lopende en vroegere inschrijvingen,
• zijn betalingshistoriek en saldo raadplegen,
• betalingen doen.

3.3 Online inschrijving

De inschrijving verloopt volledig online via het dashboard.

Wanneer het inschrijvingsproces correct is afgerond, ontvangt de inschrijver een automatisch gegenereerde bevestigingsmail. Deze mail bevestigt enkel de ontvangst van de inschrijvingsaanvraag en bevat nog geen betalingsverzoek.

3.4 Betaalinstructies

Na verwerking van de inschrijvingsaanvraag wordt een tweede e-mail verstuurd met de betaalinstructies.

3.5 Raadpleging van inschrijvingen

De inschrijver kan op elk moment zijn inschrijvingen raadplegen, beheren of opvolgen via het persoonlijke dashboard.

3.6 Inschrijvingsgegevens

Koning Kevin vzw vraagt gegevens op en houdt gegevens bij voor zover dit nodig is. De algemene verordering gegevensbescherming (AVG) is van toepassing. We verwijzen naar artikel 9 ‘Privacy’ voor verdere informatie.

4. Herroepingsrecht

Koning Kevin kent de inschrijver een contractueel herroepingsrecht van 14 kalenderdagen toe, te rekenen vanaf de datum waarop de automatische bevestigingsmail van inschrijving werd verzonden. De inschrijver kan binnen die termijn zonder opgave van reden en zonder kosten de inschrijving herroepen door een schriftelijke melding via [email protected]. De verzenddatum geldt als referentie.

Het herroepingsrecht is niet van toepassing wanneer het initiatief start binnen de 15 dagen na de datum waarop de inschrijving gedaan wordt. In dat geval kan de inschrijving niet kosteloos worden herroepen of gewijzigd.

Na het verstrijken van de herroepingstermijn zijn de annuleringsvoorwaarden van artikel 15 van toepassing.

5. Bevoegdheid van de inschrijver

De inschrijver moet een meerderjarige persoon zijn. Het opgegeven e-mailadres moet behoren aan de inschrijver en fungeert als officieel communicatiekanaal.

6. Facturatie en betaling

De betaaltermijn bedraagt 14 dagen. Indien een inschrijving plaatsvindt binnen de 14 dagen voor de start van een initiatief, moet de betaling uiterlijk 4 dagen voor de aanvang uitgevoerd zijn. De uiterste betaaldatum staat op de factuur die de inschrijver ontvangt in de e-mail met de betalingsuitnodiging.

Wie betalingsmoeilijkheden ervaart, kan een afbetalingsplan aanvragen.

7. Kortingen

7.1 Partnerkortingen (10%)

Geldig bij correcte aanduiding én invoer van partnercode tijdens inschrijving. Niet cumuleerbaar met andere kortingen en niet toepasbaar op initiatieven met reeds verlaagde tarieven.

7.2 Verminderd tarief (UiTPAS / Iedereen Verdient Vakantie)

Voor wie recht heeft op kansentarief via:

• UiTPAS Leuven, Gent, Mechelen, Herent, Hasselt (80% korting)
• Iedereen Verdient Vakantie (na goedkeuring)

De korting wordt automatisch toegepast na verificatie.

7.3 Niet-cumuleerbaarheid

Kortingen worden nooit gecumuleerd. Koning Kevin past steeds de hoogste korting toe.

7.4 Uitzonderingen

Koning Kevin behoudt zich het recht om bepaalde initiatieven uit te sluiten van kortingen, wanneer dit om organisatorische of inhoudelijke redenen nodig is.

8. Verzekeringen

Elke deelnemer is verzekerd voor:

• Burgerlijke aansprakelijkheid voor schade aan derden veroorzaakt
• Rechtsbijstand
• Lichamelijke ongevallen

Schade veroorzaakt onder invloed van alcohol, drugs of andere verboden middelen is uitgesloten. Ook de opzettelijk veroorzaakte schadegevallen zoals betrokkenheid bij vechtpartijen, deelname aan weddenschappen, uitdagingen, roekeloze daden zijn uitgesloten.

Koning Kevin beschikt over een insolventieverzekering, conform de Wet op Pakketreizen.

Voor buitenlandse initiatieven kunnen afwijkende bepalingen gelden. Een kopie van de polis is op aanvraag beschikbaar.

9. Aansprakelijkheid 

9.1 Aansprakelijkheid van Koning Kevin

Koning Kevin is enkel aansprakelijk voor schade die het gevolg is van een fout of nalatigheid van de organisatie of van een van haar medewerkers, vrijwilligers, begeleiders, monitoren of andere hulppersonen.

Schade die voortvloeit uit onjuiste informatie, nalatigheid of foutief handelen van de deelnemer zelf, valt niet onder de verantwoordelijkheid van Koning Kevin.

9.2 Geen persoonlijke aansprakelijkheid van hulppersonen bij materiële schade zonder opzet

De organisatie maakt gebruik van werknemers en vrijwilligers voor de uitvoering van haar activiteiten. Overeenkomstig artikel 6.3, §2 van Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek komen partijen uitdrukkelijk overeen dat deze hulppersonen niet persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor materiële schade die tijdens of naar aanleiding van de activiteiten wordt veroorzaakt, tenzij er sprake is van opzettelijk toebrengen van schade.

9.3 Vorderingen enkel tegen de organisatie

Alle vorderingen met betrekking tot materiële schade zonder opzet moeten uitsluitend tegen Koning Kevin als organisatie worden ingesteld, en nooit tegen individuele begeleiders, vrijwilligers of werknemers.

9.4 Behouden wettelijke en verzekeringsrechtelijke bescherming

Deze bepaling doet geen afbreuk aan de wettelijke aansprakelijkheid van Koning Kevin, noch aan de waarborgen die voortvloeien uit haar verzekeringspolissen (zoals burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering en vrijwilligersverzekering).

9.5 Toepassing op alle betrokkenen

Deze aansprakelijkheidsregeling geldt voor alle deelnemers, ouders, opdrachtgevers, partners en elke derde die met Koning Kevin contracteert.

10. Medische informatie & medische fiche

Voor elke deelnemer moet een medische fiche worden ingevuld. Dit is noodzakelijk voor de veiligheid en gezondheid van de deelnemer en gebeurt op basis van de juridische grondslagen vitale belangen en gerechtvaardigd belang (GDPR art. 6 en 9).

De inschrijver is verantwoordelijk voor het volledig en correct invullen van medische info tijdens de inschrijving en via de medische fiche.

Medische gegevens worden niet bewaard na afloop van het initiatief; geanonimiseerde gegevens kunnen gebruikt worden voor statistieken.

11. Vroegtijdige afreis of laattijdige aankomst

Afwijken van de volledige deelname aan het initiatief is enkel mogelijk na schriftelijke toestemming van de inschrijver, of van een daarmee gelijkgestelde persoon die als inschrijver optreedt en dit kan aantonen via een attest van hoederecht en de voorlegging van een identiteitsbewijs. Bovendien moet hierover voorafgaand overleg plaatsvinden met Koning Kevin.

Een vroegtijdige beëindiging van het initiatief of een laattijdige aankomst geeft geen recht op terugbetaling, behalve in de gevallen van overmacht zoals bepaald in artikel 15.4.

12. Alcohol, tabak en drugs

12.1 Alcoholgebruik door deelnemers

• Deelnemers onder de 16 jaar mogen geen alcohol gebruiken.
• Sterke drank is voor alle deelnemers, ongeacht de leeftijd, altijd verboden.
• Deelnemers mogen geen alcohol meebrengen naar een initiatief.
• Wie toch alcohol meebrengt of gebruikt, kan onmiddellijk naar huis worden gestuurd. De ouders of verantwoordelijken worden steeds verwittigd. In dat geval is geen terugbetaling verschuldigd.

12.2 Drugs

• Het bezit, gebruik of aan- of verkoop van illegale drugs is strikt verboden voor alle deelnemers.
• Bij vaststelling van drugsbezit of -gebruik wordt de deelnemer onmiddellijk naar huis gestuurd en worden de ouders of verantwoordelijken geïnformeerd.
• In dit geval volgt geen terugbetaling van deelnamegeld.

12.3 Tabak en rookverbod

• Deelnemers mogen niet roken, ook niet op vooraf aangeduide plaatsen.
• Het bezit of gebruik van tabaksproducten of vapen door deelnemers is verboden.
• Bij overtreding wordt steeds contact opgenomen met de ouders of verantwoordelijken en kan de deelnemer naar huis worden gestuurd.
• Terugbetaling is ook hier niet van toepassing.

12.4 Nultolerantie op basiscursus

Voor de basiscursus geldt vanwege de doelstellingen en leeftijdsgroepen een volledig verbod op alcohol, tabak en drugs. Iedere overtreding leidt tot onmiddellijke stopzetting van deelname en uitsluiting van het verdere verloop van de cursus.

13. Deelnamevoorwaarden en grenzen aan inclusie

Bij Koning Kevin streven we ernaar om zoveel mogelijk kinderen en jongeren, ook zij met bijzondere aandacht of specifieke zorgnoden, een fijne en veilige deelname te bieden. We geloven sterk in kansen, in ontmoeting en in het creëren van een omgeving waar elke deelnemer kan groeien.

Tegelijk is het onze verantwoordelijkheid om te waken over het welzijn, de veiligheid en de draagkracht van alle deelnemers en begeleiders. Daarom behouden wij ons het recht voor om een deelname te weigeren of stop te zetten in volgende situaties:

13.1 Wanneer we redelijkerwijze niet kunnen inspelen op de specifieke noden van een deelnemer

Koning Kevin kan een deelname weigeren wanneer, ondanks onze inspanningen, blijkt dat we de nodige ondersteuning of omkadering niet kunnen bieden om het initiatief veilig, kwaliteitsvol en positief te laten verlopen voor de deelnemer én de groep.

13.2 Wanneer noodzakelijke informatie ontbreekt

Om een initiatief goed en veilig te laten verlopen, is correcte en volledige informatie essentieel.
Indien belangrijke gegevens over de deelnemer (zoals medische, gedragsmatige of andere relevante info) niet of onvolledig worden doorgegeven, of wanneer hierdoor het initiatief in het gedrang komt, kan Koning Kevin beslissen om de deelname te weigeren of te beëindigen.

Wij vragen ouders en inschrijvers met aandrang om tijdig en volledig alle nodige informatie te delen, zodat wij een eerlijk en zorgvuldig beeld krijgen van wat een deelnemer nodig heeft.

13.3 Procedure voor het doorgeven van informatie

Tijdens het online inschrijvingsproces is er een specifiek veld voorzien voor medische en andere relevante informatie. Daarnaast is het verplicht om voor elke deelnemer – ongeacht het al dan niet bestaan van specifieke noden – een medische fiche in te vullen. Deze wordt voorafgaand aan het initiatief opgevraagd.

Koning Kevin verwerkt deze gegevens met respect voor de privacy en in overeenstemming met artikel 9 van deze algemene voorwaarden.

13.4 Gevolgen van weigering of beëindiging

Wanneer Koning Kevin een deelname weigert of beëindigt op basis van bovenstaande bepalingen, kan dit geen aanleiding geven tot schadevergoeding aan de inschrijver.

14. Annulering door Koning Kevin

Wanneer het minimumaantal deelnemers niet bereikt wordt drie weken voor aanvang, kan Koning Kevin annuleren.De inschrijver ontvangt een passend alternatief of volledige terugbetaling.

Indien Koning Kevin een initiatief moet annuleren om redenen van overmacht (zoals onverwachte veiligheidsrisico’s, overheidsmaatregelen of gebeurtenissen die buiten onze controle vallen), worden alle reeds betaalde bedragen volledig terugbetaald. In het geval van overmacht is geen schadevergoeding verschuldigd.

15. Annulering door de deelnemer

15.1 Binnen herroepingstermijn

Zie artikel 4.

15.2 Buiten herroepingstermijn – standaardvoorwaarden

Na het verstrijken van de herroepingstermijn (artikel 4) gelden de volgende bepalingen afhankelijk van het soort initiatief.

De inschrijver kan naar eigen keuze een terugbetaling op zijn rekening ontvangen of het bedrag laten omzetten in een tegoed op zijn dashboard.

De onderstaande annuleringskosten zijn gebaseerd op de werkelijke of te verwachten, niet-recupereerbare kosten van Koning Kevin en nemen toe naarmate de startdatum nadert.

• Initiatieven zonder overnachting:

Annuleringskosten, berekend op de gefactureerde prijs:

• Meer dan 40 dagen voor aanvang: 20%
• 40 tot en met 21 dagen voor aanvang: 50%
• 20 tot en met 7 dagen voor aanvang: 90%
• Minder dan 7 dagen voor aanvang: 100%

• Initiatieven met overnachting:

Annuleringskosten, berekend op de gefactureerde prijs:

• Meer dan 40 dagen voor vertrek: 50%
• 40 tot en met 21 dagen voor vertrek: 75%
• Vanaf 21 dagen tot de vertrekdag: 100%

15.3 Specifieke kosten (o.a. vervoer)

Niet-recupereerbare vervoers- of reserveringskosten worden integraal aangerekend, inclusief bij annulering wegens overmacht, voor zover ze vooraf duidelijk werden gecommuniceerd.

15.4 Annulering wegens overmacht

We begrijpen dat er situaties kunnen zijn waarin een deelnemer onverwacht niet kan deelnemen door omstandigheden buiten ieders wil om. Daarom voorzien we een bijzondere regeling bij medische overmacht of familiale overmacht tot de tweede graad, op voorwaarde dat de inschrijver een geldig bewijsstuk bezorgt binnen 14 dagen na de melding van de annulering. De berekening van het terugbetaalde bedrag gebeurt obv het gefactureerde bedrag.

• Annulering vóór de start van het initiatief

Wanneer een deelnemer moet annuleren omwille van medische of familiale overmacht, betalen wij het volledige deelnamebedrag terug, verminderd met een administratieve kost van 10%. Deze kost dekt de reeds gemaakte organisatiekosten.

• Laattijdige aankomst of vroegtijdig vertrek

Moet een deelnemer later aansluiten of vroeger vertrekken door overmacht, dan betalen we 50% van de dagprijs per gemiste dag terug.

• Afwezigheid zonder verwittiging

Wanneer een deelnemer zonder voorafgaande melding niet komt opdagen, kunnen we helaas geen terugbetaling voorzien. Ook attesten die pas achteraf worden bezorgd, kunnen in dat geval niet meer in aanmerking worden genomen.

De inschrijver is verantwoordelijk om tijdig een melding te doen én om te kunnen aantonen dat deze melding werd verzonden.

15.5 No-show

Wanneer een deelnemer niet komt opdagen op de dag van aanvang, zonder voorafgaande schriftelijke melding, wordt dit beschouwd als een no-show en niet als een geldige annulering.

In dit geval blijft het volledige deelnamebedrag verschuldigd, ook wanneer de factuur op dat moment nog niet werd betaald, en is geen terugbetaling mogelijk.

16. Wijzigingen door Koning Kevin

Belangrijke wijzigingen worden tijdig meegedeeld. De inschrijver kan in dat geval kiezen tussen aanvaarding, een alternatief of volledige terugbetaling.

17. Communicatie

Alle communicatie verloopt via het opgegeven e-mailadres van de inschrijver.

18. Privacy

Koning Kevin verwerkt persoonsgegevens van inschrijvers en deelnemers in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Tijdens het inschrijvingsproces vragen we expliciet toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal van de deelnemer. Deze toestemming kan op elk moment eenvoudig worden ingetrokken of aangepast.

Voor elk initiatief wordt een medische fiche opgevraagd. Door deze fiche in te vullen stemt de inschrijver ermee in dat Koning Kevin de medische gegevens verwerkt in functie van de veiligheid en het welzijn van de deelnemer. Medische gegevens worden niet bewaard na afloop van het initiatief; geanonimiseerde gegevens kunnen wel gebruikt worden voor statistische doeleinden.

Koning Kevin geeft persoonsgegevens nooit door aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming, behalve wanneer dit wettelijk verplicht is (zoals rapportage aan de Vlaamse overheid).

Commerciële communicatie wordt uitsluitend verzonden wanneer de inschrijver hiervoor vooraf toestemming heeft gegeven.

Voor alle details over bewaartermijnen, rechten van betrokkenen en verwerkingsactiviteiten verwijzen we naar onze volledige privacyverklaring: www.koningkevin.be/privacy

19. Rechten van de betrokkene

Iedere deelnemer of inschrijver heeft recht op inzage, rectificatie en intrekking van toestemming.

20. E-mailgebruik

Nieuwsbrieven of commerciële communicatie worden uitsluitend verstuurd na expliciete opt-in.

21. Klachten tijdens het initiatief

De deelnemer of ouder meldt klachten onmiddellijk aan de coördinator/hoofdanimator van het initiatief of het secretariaat zodat een oplossing kan worden gezocht.

22. Klachten na het initiatief

Klachten die niet ter plaatse konden worden opgelost, kunnen binnen één maand na afloop schriftelijk worden ingediend.

23. Bevoegdheid

Geschillen worden behandeld volgens de regels van het Belgisch recht. De bevoegde rechtbank wordt bepaald volgens de woonplaats van de consument of volgens artikel 624 Ger.W.

24. Aanvaarding

Bij inschrijving verklaart de inschrijver zich akkoord met deze algemene voorwaarden en de privacyverklaring.

25. Aanpassingen

Koning Kevin kan deze voorwaarden aanpassen. De versie die geldt op het moment van inschrijving is van toepassing.

26. Splitsbaarheidsbeding

Indien een bepaling in deze Overeenkomst, geheel of gedeeltelijk, ongeldig, niet afdwingbaar of strijdig zou zijn met een bepaling van enig toepasselijk dwingend recht, wordt de (deel)bepaling geacht geen deel uit te maken van deze Overeenkomst en wordt de rechtsgeldigheid en afdwingbaarheid van de andere (deel)bepalingen in deze Overeenkomst niet aangetast. Indien dergelijke ongeldige, niet afdwingbare of strijdige (deel)bepaling de aard zelf van deze Overeenkomst zou aantasten, verbindt elke Partij zich ertoe om onmiddellijk en naar best vermogen en te goeder trouw over een rechtsgeldige vervangende (deel)bepaling te onderhandelen met, in de mate van het mogelijke, eenzelfde finaliteit.