Privacy

PRIVACY VERKLARING KONING KEVIN VZW

 

1.Wie is Koning Kevin vzw.

 

Koning Kevin vzw is een landelijk georganiseerde jeugdwerkorganisatie, erkend door de Vlaamse Gemeenschap. Koning Kevin hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens en het respect voor je privacy.

 

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatiegeven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.  Koning Kevin houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

 

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen, dan kan dit via onderstaande contactgegevens.

 

2.Welke gegevens verzamelt Koning Kevin vzw?

 

Koning Kevin is verwerkingsverantwoordelijke wanneer deze gegevens ons rechtstreeks toevertrouwd worden en verzamelt en verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, volgende gegevens:

  • Identiteitsgegevens
  • Contactgegevens
  • Gezondheidsgegevens
  • Financiële gegevens
  • Informatie nodig voor je inschrijving
  • Informatie nodig voor haar vrijwilligers

 

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen. Wij verwerken deze gegevens enkel om één van de redenen opgesomd onder artikel 3: ‘Doel verwerking persoonsgegevens’.

 

Koning Kevin geeft geen persoonlijke gegevens door aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van het doel waarvoor de gegevens verstrekt zijn of omwille van wettelijke verplichtingen.

 

De gegevens die worden meegedeeld dienen juist en volledig te zijn. Koning Kevin dient op correcte wijze geinformeerd te worden.  Gevoelige informatie dient daarom enkel in de daarvoor voorziene velden gecommuniceerd te worden of op de voorziene plaats, zodat het correct verwerken van gegevens mogelijk is. Ook dien je enkel informatie aan te leveren die relevant is voor het doel waarvoor je gegevens aanlevert. Dit kan bijvoorbeeld een inschrijving voor een vakantie zijn. Koning Kevin is niet verantwoordelijk indien je overbodige informatie aanlevert.

 

Wij kunnen je gegevens gebruiken om je rechtstreeks te contacteren. Bij communicatie via elektronische wijze heb je de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige elektronische communicatie.

 

3.Waarom verzamelt Koning Kevin vzw je gegevens?

Koning Kevin verwerkt jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:  

 

  • Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen(bvb. Bijhouden van een vrijwilligersregister, opmaken van fiscale fiche).
  • Om een overeenkomst te kunnen sluiten en om een goede service te kunnen leveren die je van Koning Kevin vzw mag verwachten, inzake
    • administratie, evaluatie en praktische werking en organisatie van activiteiten
    • studies, statistieken
  • Samenwerking met overheden in het kader van subsidieaanvragenen rapportering
  • Voor het het versturen van nieuwsbrieven, thematische mails en uitnodigingen (met je uitdrukkelijke toestemming[1]).
  • Voor direct marketing[2].
  • Voor bevragingen die wij gebruiken ter controle en ter verbetering van onze diensten en activiteiten.
  • Inzake verzekering waarbij Koning Kevin in staat moet zijn om de verzekerde persoon individueel en uniek te identificeren.
  • Inzake boekhouding en financiële verwerking. Voor iedere persoon waarbij financiële transacties verbonden zijn worden gegevens bewaard. ( bvb. IBAN rekeningnummer, rijksregister nummer e.d. )

 

Bij de verwerking zal Koning Kevin telkens haar eigen belang afwegen tegen jouw rechten en redelijke verwachtingen. Indien je niet akkoord bent met één van bovengenoemde verwerkingen, kan je zoals omschreven in punt 8 hiertegen bezwaar aantekenen.

 

4.Toelichting legaliteit gegevensverzameling

 

Het verstrekken van persoonsgegevens aan Koning Kevin is een noodzakelijk voorwaarde, wettelijke- en/of contractuele verplichting voor het begeleiden of deelnemen aan een activiteit.

 

5.Aan welke derde partijen bezorgt Koning Kevin je persoonsgegevens?

Koning Kevin kan je persoonsgegevens bezorgen aan partijen die betrokken zijn bij:

 

  • de uitvoering van een activiteit waaronder leveranciers, verblijfcentra, docenten, eigen vrijwilligers, …
  • de afhandeling van een schadegeval (bv. verzekeraar, (medische) experten en consultants, de bank, …)
  • wettelijke verplichtingen
  • met betrekking tot het versturen van nieuwsbrieven
  • sociaal secretariaat met betrekking tot personeelsleden
  • het verzorgen van de IT – internetomgeving ( via webhosting en externe IT ondersteuning, een vrijwilligersportaal, … )

 

Met deze partijen maken wij de nodige afspraken en stellen we een  verwerkingsovereenkomst op om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen afspraak hebben. Belangrijk: Koning Kevin verkoopt je persoonsgegevens niet!

 

Indien we je gegevens aan derden willen doorgeven die niet betrokken zijn bij bovenvermelde, zullen we je hiervoor eerst de toestemming vragen.

 

Je gezondheidsgegevens worden met extra zorg behandeld. Zo wordt in sommige omstandigheden gevraagd om medische informatie rechtstreeks naar de raadsgeneesheer van de verzekeringsmaatschappij te sturen.

 

Koning Kevin streeft ernaar om je persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.  Indien dit niet het geval is (bvb. bij een schadegeval in het buitenland of voor de uitvoering van een overeenkomst met een buitenlandse tegenpartij), zal Koning Kevin je hierover informeren.

 

6.  Hoe lang slaat Koning Kevin je persoonsgegevens op?

 

Koning Kevin zal je persoonsgegevens enkel bewaren zolang deze gegevens nodig zijn voor de uitvoering van zijn taken en behartiging van zijn belangen zoals bij lopende overeenkomsten en contracten. Meer concreet betekent het niet langer bewaren van gegevens dat de gegevens geanonimiseerd worden. Dit houdt in dat we gegevens niet meer kunnen linken aan een persoon maar wel nog kunnen gebruiken in het kader van statische anaIyse. In onze systemen anonimiseren wij je gegevens ten laatste na de verjaring van de aansprakelijkheidstermijn of de maximum wettelijke termijn.

 

In onze back-upsystemen worden je gegevens bewaard tot deze uit de aard van het bewaringssysteem zelf verwijderd worden. Wanneer een back-up gebruikt zou moeten worden, worden eerst de gegevens die niet meer nodig zijn voor de beschreven doeleinden verwijderd uit de actieve systemen.

Medische gegevensworden uiterlijk bijgehouden tot het verstrijken van de activiteit of zo lang dit vanwege een verzekeringsdossier of andere reden nodig is om tijdelijk langer bewaard te worden.

 

7.Hoe verkrijgt Koning Kevin je persoonsgegevens?

 

Persoonsgevens kunnen op verschillende manieren tot bij Koning Kevin komen:

  • Door je eigen verwerking ( bijvoorbeeld bij een inschrijving)
  • Door de inschrijving van een ouder, voogd of instelling verantwoordelijk voor de inschrijving ( noodzakelijk bij de inschrijving van een minderjarige).
  • In het kader van een samenwerking met een derde partij zoals een kortingpartner, samenwerkingsactiviteiten, …
  • Via Google Analytics

 

Personen die in opdracht van Koning Kevin kennis hebben van je gegevens zijn gehouden aan geheimhouding naar derden toe.

 

Onze systemen zijn correct beveiligd en er worden backups gemaakt.

 

8.  
Wat zijn je rechten mbt je persoonsgegevens?

 

   8.1.      Je kan je persoonsgegevens inkijken

 

Als je wil weten of en welke persoonsgegevens Koning Kevin van je verwerkt, kan je inzage vragen. Koning Kevin zal je dan een zo volledig mogelijk overzicht bezorgen van de persoonsgegevens die hij in zijn actieve bestanden verwerkt. Gezien de hoeveelheid persoonsgegevens die door Koning Kevin verwerkt worden, verzoeken we om te preciseren om welke informatie of op welke verwerkingsactiviteiten het verzoek betrekking heeft. Persoonsgegevens die enkel voorkomen in back-up- of logbestanden of niet rechtstreeks aan je gelinkt kunnen worden, zullen niet worden opgenomen.

 

  8.2.     Je kan je persoonsgegevens verbeteren

 

Als blijkt dat de persoonsgegevens die wij van je verwerken onvolledig of niet (meer) juist zijn, kan je deze (laten) aanpassen of vervolledigen.

 

  8.3.     Je kan je persoonsgegevens soms laten wissen

 

Je persoonsgegevens worden na verloop van tijd automatisch gewist. Meer uitleg hierover vind je onder punt 6. Als je denkt dat je persoonsgegevens ten onrechte worden verwerkt, kan je vragen dat Koning Kevin deze vroeger wist. Indien bepaalde gegevens nog nodig zijn omdat er bijvoorbeeld nog een lopende overeenkomst is, kan het zijn dat gegevens niet zomaar gewist kunnen worden.

 

  8.4.     Je kan bezwaar aantekenen tegen bepaald gebruik van je persoonsgegevens

 

Het kan zijn dat je niet akkoord bent met een verwerking op basis van de rechtvaardige belangen van Kongin Kevin. In dat geval kan je bezwaar aantekenen tegen de verwerking van je persoonsgegevens en zal Koning Kevin jouw specifieke en zijn belangen afwegen. Enkel als er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder doorwegen dan jouw belangen (vb. fraudebestrijding) of in het kader van een (toekomstige) rechtsvordering, zal Koning Kevin je persoonsgegevens verder verwerken.

 

  8.5.     Je kan vragen om je persoonsgegevens over te dragen aan een andere partij

 

Voor de persoonsgegevens die je zelf aan Koning Kevin verstrekt en die met je toestemming of op basis van een overeenkomst en via een geautomatiseerd procedé verwerkt worden, kan je vragen dat ze overgedragen worden aan jezelf of iemand anders.

 

9.Kan je je toestemming intrekken?

 

Voor de persoonsgegevens die Koning Kevin op basis van je toestemming verwerkt, kan je te allen tijde je toestemming intrekken. Als je je toestemming intrekt, kan het zijn dat Koning Kevin bepaalde diensten niet meer kan leveren.

 

De intrekking betekent dat deze verwerkingen op basis van toestemming in de toekomst niet meer mogelijk zijn. De intrekking van je toestemming heeft niet tot gevolg dat verwerkingen die gebeurd zijn op basis van je toestemming plots niet meer geldig zijn.

 

10.Hoe kan je deze rechten uitoefenen?

 

Als je één van deze rechten wenst uit te oefenen is het belangrijk dat:

 

  • Je jouw vraag aan Koning Kevin duidelijk formuleert (bvb. over welke informatie of welke activiteit je vraag gaat)
  • Je jouw correct identificeert (vb. via een beveiligd online platformen of via een kopie van de identiteitskaart).

 

Naargelang de omvang en de impact van je vraag, kan Koning Kevin bijkomende informatie vragen.

 

11.Beheer en beveiliging

 

Koning Kevin vindt het belangrijk dat je gegevens op een veilige manier worden behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en maatregelen om je gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Koning Kevin laat ook controles uitvoeren op deze beveiligingsmaatregelen.  Helaas is het uitwisselen van informatie via het internet nooit 100% veilig. Hoewel we er alles aan doen om de veiligheid van je gegevens te vrijwaren, kunnen we dit zelf niet op absolute wijze garanderen.

 

11.1.   Server van Koning Kevin

 

Onze eigen server en computers zijn beveiligd met encryptie van gegevens.
Er is een wachtwoordbeleid en toegangsbeheer tot de gegevens op de computers en servers. Er is enkel externe toegang tot het netwerk en server mogelijk via beveiligde connectie.

 

11.2.     Mailchimp

 

Koning Kevin gebruikt Mailchimp voor het verzenden van nieuwsbrieven.  Mailchimp is reeds in orde met de GDPR richtlijnen.  Koning Kevin hanteert vanaf 25 mei 2018 ook de verplichte twee-staps authentificatie om te waarborgen dat enkel bevoegde personen de data in Mailchimp kunnen raadplegen.

 

11.3.     CRM Database

 

Koning Kevin maakt gebruik van een CRM database gehost door een externe leverancier die in orde is met de GDPR richtlijnen.

11.4.     Google G-suite

 

Koning Kevin gebruikt Google G-Suite voor e-mail, agenda, contacten en tijdelijke opslag van documenten. Google is in orde met de GDPR richtlijnen.

 

Koning Kevin hanteert vanaf 25 mei 2018 voor al zijn Google-accounts ook de verplichte twee-staps authentificatie om te waarborgen dat enkel bevoegde personen de Google gegevens kunnen raadplegen.

 

12. Klachten

 

Je kan zowel met Koning Kevin contact opnemen als met de Gegevensbeschermingsautoriteit indien je een klacht hebt.

 

13.Update van de privacy verklaring

 

Koning Kevin kan zijn privacyverklaring bijwerken naar aanleiding van gewijzigde diensten, feedback van klanten of wijzigingen in de privacywetgeving. De laatste versie met datum van de laatste wijziging vind je steeds op onze website www.koningkevin.be.

 

Meer informatie over de wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens vindt je terug op www.privacycommission.be, de website van de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook klacht indienen.

 

14. Heb je vragen?

 

Voor vragen of klachten over de uitoefening van je rechten kunt je terecht bij Koning Kevin vzw per mail via privacy@koningkevin.be, telefonisch op het nummer 016/350.550 of op het adres Kapellekensweg 2, 3010 Kessel-Lo.

 

 

 

[1]Bepaalde persoonsgegevens worden alleen verwerkt omdat jeKoning Kevin vzwhiervoor toestemming hebt gegevens. Deze toestemming kan je steeds en zonder dit te moeten motiveren, intrekken. (zie punt 9)

[2]Koning Kevin vzw wenst je producten en diensten aan te bieden die relevant zijn voor jou. Koning Kevin vzw kan gebruik maken van je persoonsgegevens om aan direct marketing te doen, specifiek gericht op wat je als klant in het verleden reeds bij Koning Kevin vzw deed. Door je persoonsgegevens te analyseren, geniet je van een aanpak op maat en kan Koning Kevin vzw je gepersonaliseerde voorstellen doen. Als je bezwaar maakt tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor direct marketing, zal Koning Kevin vzw de verwerking voor dit doeleinde beëindigen.