Algemene voorwaarden

Algemene voorwaarden Koning Kevin 2018-2019

1. Inschrijvingsgegevens

Koning Kevin vzw vraagt gegevens op en houdt gegevens bij voor zover dit nodig is. De algemene verordering gegevensbescherming is van toepassing. We verwijzen naar artikel 9. Privacy voor verdere informatie.

2. Bevestiging van inschrijving

Na het doorlopen van het online inschrijvingsproces ontvang je een automatische gegenereerd e-mailbericht. Dit geldt als bevestiging dat jouw ‘aanvraag tot inschrijving’ correct werd ontvangen. Vanaf dit moment zijn deze algemene voorwaarden – en dus ook de annuleringsvoorwaarden, zie artikel 7 – van kracht.

Later ontvang je een tweede e-mail om de betaling uit te voeren. Dit gebeurt standaard via e-mail tenzij op verzoek anders wordt aangegeven. Een plaats wordt pas definitief aan de deelnemer toegewezen na de volledige ontvangst van de deelnameprijs.

3. Facturatie

De inschrijving gebeurt steeds door een meerderjarige persoon. De inschrijver verbindt zicht ertoe dat de factuur wordt betaald binnen de vervaltermijn zoals vermeld op de factuur. Dit is standaard 30 dagen maar uiterlijk dient de betaling te gebeuren vòòr de aanvangsdatum van het initiatief.

Wanneer de factuur aangemaakt wordt binnen de 30 dagen voor de aanvang van het initiatief, dien je de factuur in zijn totaliteit te betalen uiterlijk de dag voor de startdatum van het initiatief. Deze datum vervangt de vervaldatum vermeld op de factuur als uiterste betaaldatum.

Indien de factuur niet volledig betaald is na de vervaldag, behoudt Koning Kevin zich het recht om – na verwittiging per e-mail en waarbij het verschuldigde bedrag binnen de 7 kalenderdagen hierop volgend niet werd ontvangen op de bankrekening van Koning Kevin – de toegewezen plaats aan een andere persoon ter beschikking te stellen zonder dat er aanspraak kan gemaakt worden op een schadevergoeding.

Bij niet-( volledige ) betaling van de factuur op de vervaldag kunnen er van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een verwijlintrest, berekend op de wettelijke rentevoet vanaf de vervaldatum, evenals een schadevergoeding van 10% van het factuurbedrag worden aangerekend, met een minimum van € 35.

Indien gewenst kan een spreidingsplan van betaling vastgelegd worden. Hiervoor dien je contact op te nemen met het secretariaat van Koning Kevin.

Opgelet: Het niet betalen van de deelnameprijs geldt nooit als annulering. Er is steeds een schriftelijk annuleringsverzoek vereist. Zie artikel 7 annuleringsvoorwaarden.

4. Extra kortingen

4.1 Vroegboekkorting
Op inschrijvingen vanaf 6 december 2018 voor het vakantie aanbod (niet van toepassing op cursussen) die doorgaan in 2019 en die gebeuren ten laatste op 31 januari 2019 wordt 5% vroegboekkorting toegepast. De korting wordt automatisch verrekend op de gekozen basisprijs die je selecteert in de prijsvork* tijdens het inschrijvingsproces.

4.2 Partnerkorting

Ongeacht het tijdstip van inschrijven kunnen leden van kortingpartners van een korting genieten van 15%, berekend op de basisprijzen in de prijsvork*. Deze korting is dus niet cumulatief met de vroegboekkorting of een andere korting. Ook is deze korting niet van toepassing op reeds speciaal getarifeerde vakanties. Koning Kevin past steeds de hoogste korting toe die van toepassing is.

De partnerkorting wordt niet automatisch verrekend maar wordt bij het verwerken van de inschrijving toegewezen. Dit gebeurt indien de inschrijver tijdens het inschrijvingsproces de kortingspartner aanduidt en tegelijk de juiste code van de partner invult in het voorziene veld. Indien dit niet ( correct) gebeurt, kan deze korting niet toegewezen worden en vervalt het recht op deze korting.

*Per uitzondering wordt er niet met een prijsvork maar met één vaste prijs per dag of per nacht gewerkt bij de volgende vakanties: ‘Open Speelkasteel’,’De Ambachtsgilde’, ‘Villa Kakelbont’ en ‘Hotel Kakelbos’.

Je kan genieten van 15% korting als je

  • lid bent van Partena Onafhankelijk Ziekenfonds
  • lid bent van Davidsfonds
  • een Lerarenkaart hebt
  • een Pluspas hebt
  • lid bent van Samenaankoop KU Leuven
  • federale ambtenaar bent via Benefits at Work
  • personeelslid bent bij Universiteit Hasselt
  • lid bent van Pleegzorg Vlaanderen
  • lid bent van Bill

4.3 Sociale korting
Bij de vakanties ‘Het mysterie van Karakorum’, ‘De bende van het bos’, ‘De Brouwerij’ en ‘Camping Choose Life’ werd de minimumprijs al met 50% verlaagd. Er is daardoor geen extra korting van toepassing op de prijs die je kiest.

4.4 Cumulatie kortingen
Kortingen kunnen niet gecumuleerd worden. Koning Kevin past steeds de hoogste korting toe in het geval er meerdere kortingen van toepassing zijn.

4.5. Op enkele vakanties worden geen kortingen doorgerekend omdat deze bijvoorbeeld in samenwerking zijn met een partner. Bij de vakantie Wondersteboven worden geen kortingen toegepast.

5. Verzekeringen

Alle deelnemers bij Koning Kevin zijn verzekerd inzake burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen.

Voor initiatieven in het buitenland kunnen specifieke afwijkende bepalingen van toepassing zijn. Voor meer concrete informatie bezorgen wij op vraag een kopie van de polis ter inzage.

6. Vroegtijdige afreis

In regel verwachten we dat iedereen tijdens de volledige duurtijd van het initiatief aanwezig is. Indien een deelnemer toch vroegtijdig het inititief verlaat, is de schriftelijke toelating van de ouder die inschreef vereist of die van een gelijkgestelde persoon die in de hoedanigheid van inschrijver verkeert en met een attest over het hoederecht en voorlegging van de identiteitskaart. Gelieve dit vooraf af te spreken met het secretariaat.
Een vroegtijdige beëindiging of een laattijdige aankomst kan in geen geval aanleiding geven tot een eis tot terugbetaling of enig ander recht.

Er is een uitzonderingsmaatregel van toepassing bij overmacht. Zie artikel 7, annulering bij overmacht.

7. Annuleringsvoorwaarden

Wie een vakantie wenst te annuleren, kan dit enkel schriftelijk via e-mail of brief gericht aan het secretariaat. Mondelinge of telefonische annuleringen worden niet aanvaard en dus niet doorgevoerd. De datum van jouw e-mailbericht of de datum van de poststempel wordt gebruikt voor de toepassing van de annuleringsvoorwaarden. Telefonisch annuleren geldt niet als annulering.

Bij annulering door Koning Kevin

Koning Kevin heeft voor elke vakantie een minimumaantal deelnemers nodig om een initiatief te kunnen laten doorgaan. Indien dit minimum aantal drie weken voor de aanvang van het initiatief niet bereikt is, zijn we genoodzaakt om dit initiatief te annuleren. We proberen steeds een alternatief te zoeken binnen het eigen aanbod; een gelijklopende vakantie, een vakantie met een gelijkaardig thema e.d. Koning Kevin doet een schriftelijke mededeling met hierin vermeld de annuleringsmelding en het vrijblijvende voorstel voor een alternatief. Indien je hier niet op wenst in te gaan, storten we het volledige reeds ontvangen deelnamegeld terug.

Bij annulering door de deelnemer

Kosteloos annuleren 

Je hebt als consument het recht om aan Koning Kevin mee te delen dat je afziet van je aankoop, zonder betaling van een boete of zonder opgave van een motief, binnen 14 kalenderdagen na het ontvangen van de automatische mail ter bevestiging van de aanvraag tot inschrijving, zoals vermeld in artikel 2.

Je kan ook kosteloos annuleren na de periode zoals vermeld in de alinea hierboven, als je zelf voor een vervanger zorgt en dit afhandelt conform de juiste procedure. Meer concreet betekent dit; je geeft de naam van de persoon die jou vervangt schriftelijk door aan het secretariaat. Hierna kan deze vervanger zich inschrijven. Het gaat dus om een nieuwe inschrijving. Het is bovendien noodzakelijk dat de vervanger bij zijn inschrijving in het opmerkingenveld de naam van de persoon die annuleert, vermeldt. Van zodra de vervanger zijn/haar factuur heeft betaald, wordt je kosteloos geannuleerd en wat je reeds betaalde, terug gestort.

In andere gevallen is annuleren niet kosteloos.

Niet kosteloos annuleren

Dit is van toepassing indien de herroepingstermijn van 14 kalender dagen is verstreken of je annuleert zonder vervanger, zie Artikel 7 – Kosteloos annuleren, hierboven.

Basistarief annulering: ongeacht de reden van annulering wordt – per inschrijving – minimaal een basisbedrag voor administratie -en reservatiekosten aangerekend.

Indien de annulering langer dan 1 maand voor de aanvang van het initiatief gebeurt, bedraagt de annuleringskost

  • €25 ( basistarief): voor internaatsinitiatieven van minstens 5 dagen
  • €15 ( basistarief): voor externaatsinitiatieven en internaatsinitiatieven die tot 4 dagen duren

Indien de annulering binnen 1 maand en ten laatste 6 kalenderdagen voor de aanvang van het initiatief gebeurt, bedraagt de annuleringskost de helft van de minimumprijs. (Het basistarief is hierin ingerekend).

Indien de annulering gebeurt op minder dan 6 dagen voor de aanvang van het initiatief, wordt het volledige minimumbedrag aangerekend. (Het basistarief is hierin ingerekend).

Specifieke annuleringsvoorwaarden

Voor de vakanties Missie P., Tsjech it out, en Lonely Planet worden op voorhand voor de ingeschreven deelnemers vervoersbewijzen geboekt. Indien je voor deze initiatieven annuleert, worden – bovenop de kosten van de algemeen geldende annuleringsvoorwaarden zoals ze hierboven vermeld staan – de specifiek gemaakte vervoerskosten van de deelnemer die op dat moment reeds gemaakt zijn, integraal doorgerekend in de totale kost van annulering.

Annulering vanwege overmacht

Onder ‘overmacht’ verstaat Koning Kevin een situatie van familiale (ziekte of sterfgeval van familielid tot de tweede graad) en/of medische reden. Om annulering vanwege overmacht in te roepen is bij medische reden is een attest van de behandelende arts vereist. In geval van overmacht wegens familiale reden bijvoorbeeld een rouwbrief. Slechts na het schriftelijk ontvangen van een origineel document kan Koning Kevin tussenbeide komen. Deze stukken moeten uiterlijk 2 weken na het melden van de annulering vanwege overmacht bezorgd worden aan het secretariaat.

Indien dit attest ontvangen is voor de aanvang van het initiatief, wordt het volledige ontvangen bedrag terugbetaald.

Wanneer de deelnemer een initiatief vroeger moet verlaten of later kan beginnen vanwege overmacht, betaalt Koning Kevin 50% per niet genoten nacht terug.

Indien een deelnemer niet opdaagt zonder schriftelijke kennisgeving bij de start van het initiatief, gebeurt er geen terugbetaling.

8. Andere

Grote wijzigingen met betrekking tot het initiatief worden steeds voor het vertrek aan de deelnemers meegedeeld.

Koning Kevin kiest ervoor om zoveel mogelijk kinderen en jongeren met bijzondere aandacht te laten deelnemen aan haar initiatieven. Zij behoudt zich echter het recht om een deelname niet te aanvaarden indien ze van mening is dat ze onvoldoende kan tegemoet gekomen aan de specifieke noden van deze deelnemer. Ook behoudt Koning Kevin zich het recht een deelname niet te aanvaarden indien bepaalde informatie – die noodzakelijk is om een normaal verloop van een iniatiatief voor de deelnemer, de andere deelnemers of het team te waarborgen – niet wordt meegegeven. Om dit te vermijden roept Koning Kevin ouders op om tijdig de juiste en nodige informatie door te geven. In geen van deze situaties kan er aanspraak gemaakt worden op een schadevergoeding door de inschrijver.

Bij het inschrijvingsproces is de mogelijkheid voorzien om in een specifiek veld, voorbehouden voor medische zaken, het nodige door te geven.

Bovendien is het verplicht voor iedere deelnemer, dus los van een specifieke zorgbehoefte, om een medische fiche in te vullen. Deze zal naar aanloop van het initaitief opgevraagd worden en is voor iedereen verplicht om te kunnen starten aan het initiatief.

Koning Kevin handhaaft de regels van de privacy, zie artikel 9.

9. Privacy

Tijdens het inschrijvingsproces wordt er expliciet gevraagd om actief een geïnformeerde toestemming te geven dat Koning Kevin beeldmateriaal genomen tijdens intiateven mag gebruiken waarop de deelnemer staat.

Op ieder moment kan bij eenvoudig verzoek deze toestemming gewijzigd worden.

De gebruiker heeft het recht om op ieder moment inzage te verkrijgen in zijn/haar persoonsgegevens. Dit is kosteloos.

Bij de aanvang van een initiatief zelf zullen bovenstaande toestemmingen opgelijst zijn, waarbij je dit kan inkijken en desgewenst nog kan wijzigen.

Koning Kevin beheert gegevens proportioneel in functie van de activiteiten die ze uitvoert en zal bovendien nooit persoonlijke gegevens overmaken aan een derde partij zonder de uitdrukkelijke goedkeuring van eigenaar.

Koning Kevin gebruikt gegevens om te rapporteren aan de Vlaamse Overheid.

Door het zelf invullen en het ter beschikking stellen van de medische fiche van de deelnemer aan Koning Kevin, stem je er actief mee in dat Koning Kevin deze gegevens verwerkt in het kader van haar activiteiten met deze deelnemer.

Koning Kevin bewaart medische fiches niet na het aflopen van een initiatief maar gegevens zullen wel geanonimiseerd worden en gebruikt worden voor bijvoorbeeld statistische doeleinden.

Algemene persoonsgegevens zullen bewaard worden door Koning Kevin maximaal gedurende 7 jaar. Dit betekent concreet te tellen vanaf de dag van de laatste inschrijving. Erna zullen deze gegevens geanonimiseerd worden en gebruikt worden bijvoorbeeld voor statistische doeleinden.

Wanbetalers worden gedurende maximaal 2 jaar bijgehouden. Je kan hier beroep op aantekenen via info@koningkevin.be, gericht aan de algemeen coördinator.

1 keer per jaar zal Koning Kevin de personen waarvan zij gegevens beheert contacteren met de vraag of de gegevens die Koning Kevin bezit op dat moment nog correct zijn zodat het mogelijk is gegevens aan te passen. Dit kan verder op ieder moment gebeuren op initiatief van de persoon zelf.

Koning Kevin behoudt zich het recht om de e-mailadressen van de deelnemers en/of de inschrijvende ouder(s) te gebruiken, uitsluitend voor eigen communicatieve, commerciële doeleinden.

De volledige privacy verklaring van Konig Kevin: https://www.koningkevin.be/privacy/

10. Klachtenregeling

Tijdens het initiatief 

Indien de deelnemer (of zijn/haar ouders) een klacht heeft tijdens het initiatief, dient zij deze klacht zo snel mogelijk kenbaar te maken aan de betrokken hoofdvrijwilliger van het initiatief of aan het secretariaat zodat er naar een oplossing gezocht kan worden.

Na het initiatief

Werd een klacht ter plaatse niet bevredigend opgelost of kan de deelnemer onmogelijk ter plaatse een klacht formuleren, dan moet hij/zij uiterlijk één maand na het einde van het initiatief zijn/haar klacht indienen bij het secretariaat.

In de mate van het mogelijke zal Koning Kevin in overleg met de deelnemer (of zijn/haar ouders) een oplossing proberen te vinden voor de geformuleerde klacht.

11. Algemene opmerkingen

Bij het inschrijvingsproces van een initiatief van Koning Kevin dient de inschrijver een actieve instemming te geven dat hij/zij akkoord is met de algemene voorwaarden. Indien de inschrijver niet akkoord is, kan de inschrijving niet gebeuren.

Bij het inschrijvingsproces van een initiatief van Koning Kevin dient de inschrijver een actieve instemming te geven dat hij/zij akkoord is met de privacy verklaring. Indien de inschrijver niet akkoord is, kan de inschrijving niet gebeuren.

Inschrijvingen zijn enkel geldig indien ze uitgevoerd worden door een meerderjarige persoon. Het e-mailadres dat gebruikt wordt bij de inschrijving als communicatieadres moet toebehoren aan de meerderjarige inschrijver.

12. Geschillen

Geschillen worden beslecht door de rechtbanken die behoren tot het rechtsgebied van het rechtspersonenregister waar Koning Kevin vzw is ingeschreven op het ogenblik dat het geschil zich voordoet.