Niet-begeleide Jeugdgroepen

Een jeugdverblijfcentrum staat in de eerste plaats ter beschikking van (groepen) kinderen en jongeren die samen hun vrije tijd willen doorbrengen. Vaak gaat dit gepaard met mooie engagementen of worden hierbij herinneringen gemaakt die impact hebben en indruk nalaten op de deelnemers. Denk maar aan leidingsgroepen die hun werkjaar komen voorbereiden, kinderen die voor de eerste keer enkele nachtjes van huis slapen of vriendengroepen die dichter bij elkaar komen. Als jeugdorganisatie zijn we er trots op dat we deze omgeving kunnen bieden en deze groepen kunnen faciliteren.

Doorheen de jaren voelen we aan dat het niet voor elke groep even evident is om een verblijf te organiseren en tot een goed einde te brengen. Een verblijf in een jeugdverblijfcentrum vraagt een zeker mate van voorbereiding, organisatie en verantwoordelijkheid.

Groepen zonder organisatie en begeleiding

We merken de laatste jaren dat er meer (grote) groepen jongeren komen verblijven onafhankelijk van een organisatie en zonder een duidelijke vorm van zelf-organisatie, waarbij er ook geen duidelijke verantwoordelijke of begeleider is aangeduid. Het valt op dat een groot deel van deze verblijvers vaak nog minderjarig is. Een groot voorbeeld hiervan zijn de zogenaamde ‘leefweken’, waarbij een groep jongeren uit het secundair onderwijs na de schooluren niet naar huis gaat maar samenkomt in het jeugdverblijfcentrum en hier een week verblijft.

Voor deze groepen vormt het vaak een grotere uitdaging om alles in goede banen te leiden. Enkele voorbeelden:

  • Het is niet duidelijk wie verantwoordelijk is. Aangezien het contract moet aangegaan worden door een meerderjarige wordt even snel aan de enige 18+’er uit de groep gevraagd om te tekenen. Hierdoor draagt deze alleen, en vaak zonder het te beseffen, de volle verantwoordelijkheid voor de groep.
  • Er zijn geen afspraken binnen de groep over hoe de factuur achteraf verdeeld wordt. Hierdoor lukt het achteraf niet om de betaling te voldoen.
  • De leefregels zijn slechts gekend bij enkele en worden niet meegedeeld aan de rest van de groep. Dit leidt bv. tot foutief gebruik van aanwezige apparaten, betreden van niet-toegankelijke ruimtes, overlast voor de buren, foutief opbergen van afval,…
  • Er zijn geen afspraken gemaakt over wie wanneer aanwezig is, waardoor plots blijkt dat er meer verblijvers zijn dan bedden. Men verblijft met meer in het gebouw dan de maximumcapaciteit toelaat, waardoor bepaalde verzekeringen niet kunnen aangesproken worden als het misloopt.
  • Tijdens de week komen er vrienden langs die geen deel uit maken van de effectieve groep. Zij voelen zich niet verantwoordelijk voor het gebouw en brengen schade toe. De schadevergoeding wordt dan achteraf verhaald op de effectieve verblijvers

Omdat we geloven in de meerwaarde van dit soort verblijven ondersteunen we deze groepen graag in de organisatie van hun verblijf. Door het maken van de nodige afspraken, planning en organisatie vooraf kan het verblijf vaak vlekkeloos verlopen.

1. Denk na over verantwoordelijkheid

Bij aankomst wordt met elke groep een overeenkomst opgesteld en getekend. Hiermee gaan jullie als groep akkoord met het huisreglement en hieraan gekoppeld de sancties en schade-vergoedingen in geval van overtreding. Deze overeenkomst moet getekend worden door meerderjarige perso(o)n(en). Deze personen nemen ook de verantwoordelijkheid op naar de verhuurder toe en zullen aansprakelijk gesteld worden in geval van overtredingen en schade.

We raden sterk aan om deze overeenkomst met zoveel mogelijk personen te ondertekenen. Op die manier wordt dit een gedeelde aansprakelijkheid.

Als minderjarig persoon val je onder de verantwoordelijkheid van je ouders en kan je dus niet zelf deze overeenkomst tekenen. Wel kan je je ouders een document mbt ouderlijke toestemming laten invullen. Hiermee geven je ouders aan dat ze akkoord gaan met het verblijf (en eventueel ook dat ze mee instaan voor eventuele aansprakelijkheid in geval van schade of overlast).

Als meerderjarige persoon die de overeenkomst voor het verblijf ondertekent, is het dus sterk aangeraden om van alle minderjarige personen die deel uit maken van je groep een document van ouderlijke toestemming te vragen.

Een voorbeelddocument ‘ouderlijke toestemming’ vind je hier terug.

2. Ken en deel de huisregels

De huisregels van het verblijfscentrum vind je in dit document terug. Het is belangrijk om deze na te leven. In geval van schade en overlast zal er op de verantwoordelijke van de groep een schadevergoeding verhaald worden en/of kan het verblijf met onmiddellijke ingang stopgezet worden.

Het spreekt voor zich dat huisregels pas nageleefd kunnen worden als deze ook gekend zijn. Zorg dus dat iedereen die deelneemt aan het verblijf hiervan op de hoogte is. Het is geen slecht idee om deze gezamenlijk te overlopen bij aanvang van het verblijf of om deze op voorhand alvast door te mailen naar iedereen.

Indien jullie als groep je niet kunnen vinden in deze huisregels, of jullie zijn ervan overtuigd dat het niet gaat lukken om deze na te leven, annuleer je best het verblijf.

3. Maak VOORAF duidelijke afspraken

Wie is er de laatste dag aanwezig om het gebouw terug in orde te zetten, hoe zorgen we ervoor dat we nachtlawaai vermijden, wie zorgt ervoor dat het afval juist gesorteerd wordt, hoe gaan we om met verwarming en energie (zodat deze kosten niet de pan uit swingen), hoe verdelen we achteraf de kosten, wie betaald de factuur, …

Denk op voorhand goed na over wat er allemaal bij het verblijf komt kijken en zorg ervoor dat je je verblijf geregeld hebt van opstart tot en met het effectieve moment van vertrek en de administratieve afsluit nadien. Verdeel onderling de taken en zorg dat alles voor iedereen duidelijk is.

Indien je vragen hebt over bepaalde zaken kan je op voorhand steeds contact opnemen met ons via heiberg@koningkevin.be. Chris, onze gebouwverantwoordelijke, helpt je met veel plezier verder.